Kinderpraktijk Wortel, gevestigd te Glimmen en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 86207660, vindt dat zorgvuldig omgegaan moet worden met de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring staat beschreven hoe wij met de gegevens omgaan.   

Wat zijn persoonsgegevens? 

Een persoonsgegeven is in dit geval alle informatie die over een persoon gaat, zoals naam, adres, inloggegevens en foto’s, videomateriaal. 

Waarom gebruiken wij je persoonsgegevens? 

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens, en informatie van jouw gezin/netwerk, om hulp te kunnen verlenen en te behandelen, zoals wij samen hebben afgesproken, meestal vastgelegd in het behandelplan. Deze gegevens worden vastgelegd in je dossier. We zien elkaar regelmatig, maar spreken elkaar ook via telefoon, post of email. Jouw gegevens gebruiken we daarnaast in onze administratie om kosten te declareren bij de gemeente. Wij gebruiken alleen gegevens die wij nodig hebben voor de uitvoering van ons werk. 

Wanneer mogen wij jouw gegevens verwerken? 

Wij mogen alleen jouw gegevens verwerken als daarvoor een geldige reden. In de wet staat wanneer dat is: 

• Als wij je gegevens nodig hebben om de hulp te bieden die wij met je hebben afgesproken; 
• Als je ons schriftelijk toestemming hebt gegeven om jouw gegevens te verwerken. Jouw toestemming bewaren wij in je elektronisch dossier; 
• Als we een wettelijke verplichting hebben, zoals in geval van kindermishandeling, huiselijk geweld en rapportage aan de verwijzer; 
• Als we de gerechtvaardigde belangen van Kinderpraktijk Wortel behartigen, bijvoorbeeld in het geval van een klacht.
• Ook kunnen wij jouw gegevens gebruiken om de kwaliteit van de hulpverlening te verbeteren en voor interne onderzoeken. Waar mogelijk gebeurt dit echter altijd geanonimiseerd. 

Kun je toestemming intrekken? 

Je kunt je toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens intrekken. Dit geef je aan bij de behandelaar. Je toestemming kun je alleen intrekken als dit de hulpverlening niet in de weg staat. Anders moeten we kijken hoe en of we samen verder kunnen. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden, blijven bestaan. 

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens? 

Wij delen jouw persoonsgegevens soms met andere organisaties. We delen alleen gegevens als daarvoor een geldige reden is en als dit noodzakelijk is. Bijvoorbeeld voor het sturen van declaraties en het controleren van je Burgerservicenummer (BSN), acties die nodig zijn om jouw behandelplan uit te voeren of omdat jij hiervoor schriftelijk toestemming hebt gegeven. Dit kan ook per mail zijn. 

Hoe lang bewaren wij je gegevens? 

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk verplicht is. Jouw dossier bewaren wij 20 jaar na beëindiging van de zorgovereenkomst, of langer als dit nodig is voor de hulpverlening. Dit is vastgelegd in de Jeugdwet. 

Nadat de bewaarperiode afgelopen is, vernietigen wij het dossier. Voordat dit gebeurt, kun jij het dossier inzien en/of een kopie krijgen. Ouders of jongeren vanaf 12 jaar mogen schriftelijk vragen om eerdere vernietiging van het dossier. Het is afhankelijk van de situatie en de wet of dit mogelijk is.

Hoe beveiligen wij je persoonsgegevens? 

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens goed te beveiligen tegen verlies of diefstal. Ook zorgen wij ervoor dat jouw gegevens alleen worden verwerkt door mensen of organisaties die dat mogen. Medewerkers van Kinderpraktijk Wortel die toegang hebben tot je gegevens, hebben een geheimhoudingsplicht. Met organisaties met wie wij je gegevens delen, leggen wij vast dat zij dezelfde beveiligingsmaatregelen treffen. 

Welke rechten heb je? 

Inzagerecht

De volgende personen mogen jouw dossier inzien, behalve als wij denken dat inzage jouw hulpverlening in de weg zal zitten.

• Als je zelf 12 jaar of ouder bent en je jouw eigen belangen goed kan inschatten.
• Ouders of voogden als je zelf nog geen 16 jaar bent. Ben je 16 jaar of ouder? Dan hebben zij voor inzage toestemming van jou nodig.
• Je ouders of voogd als jij wel 16 of 17 jaar bent, maar jij niet goed jouw eigen belangen kunt inschatten.
• De curator of mentor als jij die als meerderjarige hebt.
• Hulpverleners die jou behandelen. 

Anderen hebben alleen inzage met toestemming van:

• Jouw ouders met gezag of jouw voogd als jij nog geen 12 jaar bent;
• Jou als je 12 jaar of ouder bent en je eigen belangen goed kan inschatten;
• Jouw ouders met gezag of jouw voogd als jij 12-15 jaar oud bent en niet in staat bent om je eigen belangen goed in te schatten. 

Deze personen mogen ook om een kopie of wijziging van het dossier vragen. 

Recht op verbeteren en verwijderen 

Je mag vragen om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te wijzigen en aan te vullen. Ook mag je aan ons vragen jouw gegevens te verwijderen. Wij verwijderen jouw gegevens als aan een aantal wettelijke voorwaarden is voldaan. Bijvoorbeeld als jouw persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij deze gegevens verzameld hebben of als je jouw toestemming hebt ingetrokken. 

Recht op beperking 

Je mag in sommige gevallen vragen om beperking van jouw persoonsgegevens. Dit betekent dat wij tijdelijk je gegevens niet mogen verwerken. Dit kan als je een verzoek hebt ingediend om je gegevens te verbeteren of te verwijderen en je wacht op een antwoord. Wij mogen je gegevens ook tijdelijk niet verwerken als je gegevens eigenlijk verwijderd moeten worden, maar jij (of jouw ouders) dit niet wilt. Of als wij je gegevens niet langer nodig hebben, terwijl jij de gegevens nog wel nodig hebt voor het voorbereiden van een rechtszaak. 

Recht van bezwaar 

Je mag vanwege jouw specifieke situatie bezwaar maken, als je het er niet mee eens bent dat wij bepaalde persoonsgegevens van jou verwerken. 

Recht op gegevensoverdraagbaarheid 

Je mag jouw persoonsgegevens overdragen naar een andere organisatie. Dit geldt alleen voor digitale persoonsgegevens die wij met jouw toestemming of vanuit jouw zorgovereenkomst verwerken. Wij zijn verplicht om de gegevens in een gangbaar bestandsformaat te geven, zodat je deze kunt doorgeven aan een andere zorgverlener. Ook is het mogelijk dat wij op jouw verzoek de digitale gegevens aan de andere zorgverlener direct doorsturen. 

Gebruikmaken van je privacy rechten 

Je kunt een schriftelijk verzoek indienen bij jouw behandelaar. De behandelaar beantwoordt jouw vraag of verzoek binnen een maand. Als het meer tijd kost, dan informeert zij je hierover binnen een maand. 

Weten of je de juiste persoon bent 

Als je ons een vraag stelt of een verzoek doet, kunnen wij vragen om nader bewijs van jouw identiteit. Dit doen wij om te voorkomen dat we jouw persoonsgegevens aan een verkeerde persoon of organisatie sturen of verkeerde wijzigingen aanbrengen in jouw persoonsgegevens. 

Hoe gaan we om met wijzigingen in onze privacyverklaring? 

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Deze wijzigingen maken wij bekend op onze website. Wij kunnen jouw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden, die nog niet staan vermeld 

in deze privacyverklaring. In dat geval nemen wij contact met je op voordat wij jouw gegevens gebruiken voor deze nieuwe doeleinden. 

Vragen en klachten 

Heb je vragen over de privacyverklaring of over ons privacy beleid, mail dan naar info@kinderpraktijkwortel.nl of de persoonlijke mail van jouw behandelaar. Ook als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je mailen naar info@kinderpraktijkwortel.nl. Als het prettig voelt kan je je ook altijd wenden tot de coöperatie Zorgkracht12 waarbinnen wij in Groningen werken. 

Als wij er toch niet uitkomen, dan kun je op grond van de privacywetgeving ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.